edut ja Haitat Kronologinen Arkistointi

Kronologinen arkistointi onmenetelmä arkistointi asiakirjoja , jonka avulla voit säilyttää kaikki asiakirjat , jotka liittyvättietyn tapahtuman tai liikesuhde . Tärkein sen eduista on, että kronologinen arkistointi on perusteellinen kirjanpito . Se pystyy kertootarinanliiketoimesta tai suhdehenkilö tunne tapahtumia . Kuitenkin kronologinen arkistointi on sen haittoja ja sen sisko arkistointi menetelmä voi tarjotaparempi järjestelmä , riippuenasiakirjoja säilytetään . Määritelmä

Kronologinen arkistointi tarkoittaa järjestämällä asiakirjat , kuitit ja muut tallenteet käyttämälläpäivämäärä,asiakirja taipäivämääräntiedosto on luotu tai muutettu . Vanhin asiakirja on asetettu alussatiedoston kaikki myöhemmät asiakirjat on sijoitettusamalla tavalla mukaanpäivämäärä ja kuukausi ( esim. 1. elokuuta 15. syyskuuta , 30. elokuuta ) .
Plussat

Kronologinen arkistointi on erinomainen menetelmä suuria hankintoja ja merkittäviä asiakassuhteita. Kaikki siihen liittyvät asiakirjat pidetään alkaenostopäivästä tai alkamisestasuhde kuluvan päivän , jonka avulla voit selvitettävä, miten on sattunut ja mitä ihmiset tai yhteisöt ovat olleet mukana . Perusteellisuus aikajärjestyksessä arkistointi voi olla erityisen hyödyllinen riita . Kronologinen arkistointi avulla voit nopeasti käyttäätiettyjä asiakirjoja tarvitset ilman hakujakoko tiedoston niin kauan kuin tiedätmissä ajassaasiakirjat luotu tai muutettu .
Miinukset

Kronologinen arkistointi voi aiheuttaa suuria tiedostoja , jotka vievätvaltavasti tilaa. Myös kronologinen tiedostot voivat sisältää merkityksettömiä papereita , kuten kirjeitä ja rutiini kirjeenvaihto , jotka eivät tarvitse arkistoida . Koska kaikki paperit liittyvät asiaan, pidetään se voi olla vaikea vetää helpostitietty asiakirja että tarvitset jos et tiedäpäivämäärää se on luotu tai muutettu . Yksi tapa lieventää tätä haitta on ylläpitää luetteloa kaikista asiakirjoista yhden sarakkeen listallepäivämääräasiakirjan jatoisessa sarakkeessa kuvataanasiakirjaa niin, että voit helposti etsiätiettyä asiakirjaa . Indeksiä päivitetään ainauusi asiakirja lisätääntiedostoon .
Käänteisessä kronologisessa Hakemuksen

Toinen tähän liittyvä , mutta eri metodilla arkistointi , on käänteisessä kronologisessa arkistointi . Käyttämällä tätä menetelmää , uusin asiakirja on sijoitettu alussatiedoston kaikki asiakirjat on jätetty samalla tavalla (esim. 1. kesäkuuta 1. toukokuuta , huhtikuu 1) . , Käytetäänkökronologinen tai käänteisessä kronologisessa menetelmä onhenkilökohtaisista mieltymyksistä , mutta monet ihmiset mieluummin jälkimmäisen arkistointi kohteita, kuten maksettu luottokortilla tai sähkölaskua , koska vanhemmat laskut ja maksu vahvistukset saattavat harvoin tarvitse ottaa käyttöön .